Zagraniczny akt małżeństwa może być potrzebny przy załatwianiu różnych formalności w Polsce – od spraw w urzędzie stanu cywilnego po postępowania związane z dokumentami, pobytem czy sprawami majątkowymi. Z dokumentem tym spotykają się zarówno Polacy, którzy zawarli małżeństwo za granicą, jak i cudzoziemcy załatwiający formalności w Polsce. Zbliżona sytuacja dotyczy osób, które zawarły małżeństwo w Polsce i muszą przedłożyć polski odpis aktu małżeństwa przed organami innego państwa.
W obrocie prawnym często pojawia się przekonanie, że każdy zagraniczny akt stanu cywilnego automatycznie wymaga sporządzenia tłumaczenia poświadczonego oraz uzyskania apostille. W rzeczywistości konieczność tłumaczenia zależy m.in. od kraju wystawienia dokumentu, jego formy, obowiązujących przepisów i umów międzynarodowych oraz celu, w jakim dokument ma zostać wykorzystany.
Kiedy zagraniczny akt małżeństwa wymaga tłumaczenia?
Zasady przedkładania dokumentów w języku obcym kierownikowi urzędu stanu cywilnego reguluje art. 31 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa jest składany kierownikowi USC w procedurze regulowanej tą ustawą, dokument sporządzony w języku obcym co do zasady przedkłada się wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski.
Takie tłumaczenie może zostać sporządzone przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo przez polskiego konsula.
Art. 31 dotyczy procedur prowadzonych przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Jeżeli akt małżeństwa ma zostać wykorzystany przed innym organem lub instytucją, wymagania dotyczące konieczności oraz formy tłumaczenia należy ustalić dla konkretnej procedury.
W sytuacji odwrotnej, gdy polski akt małżeństwa ma zostać wykorzystany za granicą, wymagania zależą od prawa państwa, w którym dokument będzie przedstawiany, oraz od obowiązujących umów międzynarodowych. W zależności od sytuacji może być wymagane tłumaczenie, apostille, legalizacja albo inna forma uwierzytelnienia dokumentu.
Akt małżeństwa z państwa UE – czy trzeba go tłumaczyć?
Istotnym ułatwieniem w obrocie dokumentami między państwami Unii Europejskiej jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z 6 lipca 2016 r. Przepisy te obejmują określone dokumenty urzędowe, w tym dokumenty dotyczące małżeństwa.
Na podstawie rozporządzenia do odpowiednich dokumentów może zostać dołączony wielojęzyczny standardowy formularz, który pełni funkcję pomocy w tłumaczeniu. Zgodnie z art. 6 rozporządzenia tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli dokumentowi towarzyszy wielojęzyczny standardowy formularz wydany zgodnie z rozporządzeniem, a organ, któremu przedstawiono dokument, uzna informacje zawarte w formularzu za wystarczające do jego przetworzenia.
Wielojęzyczny standardowy formularz nie jest przy tym samodzielnym dokumentem stanu cywilnego. Dołącza się go do dokumentu urzędowego, którego dotyczy. Jeżeli informacje w formularzu nie są wystarczające do przetworzenia dokumentu, organ może zażądać tłumaczenia treści niezbędnej do załatwienia sprawy.
Jeżeli natomiast akt małżeństwa z państwa UE został wydany wyłącznie na formularzu krajowym w języku obcym i nie towarzyszy mu wielojęzyczny standardowy formularz, nie można skorzystać z tego konkretnego ułatwienia. Konieczność tłumaczenia należy wówczas ocenić zgodnie z przepisami właściwymi dla danej procedury.
Odrębną podstawę prawną stanowi Konwencja nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. Obejmuje ona m.in. wielojęzyczne odpisy dotyczące małżeństwa sporządzane według formularza B. Odpis sporządzony zgodnie z Konwencją nr 16 jest przyjmowany na zasadach w niej określonych bez legalizacji lub równoważnej formalności oraz bez tłumaczenia.
Tłumaczenie, transkrypcja i apostille – trzy różne procedury
W przypadku zagranicznych aktów małżeństwa często pojawiają się trzy pojęcia: tłumaczenie poświadczone, transkrypcja oraz apostille lub legalizacja. Nie oznaczają one tego samego.
Tłumaczenie poświadczone, potocznie nazywane tłumaczeniem przysięgłym, jest przekładem dokumentu sporządzonym i poświadczonym przez uprawnionego tłumacza. Samo wykonanie tłumaczenia nie powoduje wpisania zagranicznego aktu do polskiego rejestru stanu cywilnego.
Transkrypcja polega na przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego. Nie jest obowiązkowa w każdej sytuacji. Zgodnie z art. 104 ust. 5 Prawa o aktach stanu cywilnego transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie wcześniejsze i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego albo ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
Apostille i legalizacja dotyczą uwierzytelnienia dokumentu publicznego na potrzeby obrotu międzynarodowego. Rozporządzenie (UE) 2016/1191 zniosło wymóg legalizacji i apostille dla objętych jego zakresem dokumentów urzędowych przedstawianych pomiędzy państwami członkowskimi UE, w tym dokumentów dotyczących małżeństwa. W przypadku dokumentów z państw spoza UE należy sprawdzić, czy w danej relacji międzynarodowej wymagane jest apostille, legalizacja, czy też zastosowanie ma umowa znosząca obowiązek dodatkowego uwierzytelnienia. Jeżeli apostille jest wymagane i jego treść ma również zostać objęta przekładem, praktycznym rozwiązaniem jest uzyskanie go przed przekazaniem dokumentu tłumaczowi.
Jak wygląda tłumaczenie przysięgłe aktu małżeństwa?
Tłumaczenie poświadczone aktu stanu cywilnego sporządza tłumacz przysięgły zgodnie z zasadami wykonywania tego zawodu. Przekład obejmuje treść dokumentu, w tym dane osobowe, daty i inne informacje, a także istotne elementy wymagające odnotowania, np. treść pieczęci, wzmianki o podpisach, adnotacje, dopiski czy oznaczenia dokumentu.
W przypadku aktu małżeństwa szczególnego znaczenia nabiera precyzyjne odwzorowanie danych identyfikacyjnych małżonków, dat, nazw miejscowości oraz informacji dotyczących nazwisk. Zakres tłumaczenia zależy jednak od konkretnego dokumentu – akty wydawane w poszczególnych państwach różnią się budową, zakresem danych i dodatkowymi adnotacjami.
W Langease jedna strona rozliczeniowa tłumaczenia poświadczonego obejmuje 1125 znaków ze spacjami wykonanego tłumaczenia. Taki sposób liczenia odpowiada jednostce 1125 znaków stosowanej również w przepisach dotyczących wynagrodzenia tłumaczy przysięgłych za czynności wykonywane na żądanie uprawnionych organów. Rozpoczętą stronę rozliczeniową liczy się jako całą zgodnie z zasadami rozliczania stosowanymi w Langease.
Jedna fizyczna kartka aktu małżeństwa nie musi więc odpowiadać jednej stronie rozliczeniowej. Dokument zawierający dodatkowe adnotacje, pieczęcie czy rozbudowane informacje może po przetłumaczeniu obejmować więcej niż jedną stronę rozliczeniową. Dlatego koszt tłumaczenia najlepiej ustalić na podstawie konkretnego dokumentu.
Tłumaczenie poświadczone może zostać przygotowane w postaci papierowej – z odciskiem pieczęci i podpisem tłumacza przysięgłego – albo elektronicznej. W tym drugim przypadku dokument jest poświadczany kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego.
Jeżeli tłumaczenie elektroniczne ma zostać wykorzystane w konkretnej procedurze urzędowej, wcześniej warto sprawdzić wymagania organu dotyczące sposobu składania dokumentów elektronicznych. Wydruk pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie zachowuje elektronicznej formy poświadczenia.
Więcej informacji dotyczących tej usługi znajdziesz na stronie tłumaczenia przysięgłe
Jak zamówić tłumaczenie aktu małżeństwa online?
Do przygotowania wyceny nie jest konieczna osobista wizyta w biurze. Czytelny skan lub dobrej jakości zdjęcie aktu małżeństwa można przesłać do Biura Tłumaczeń Langease online. Na podstawie dokumentu można określić parę językową, jego objętość i zakres tłumaczenia, a następnie przygotować indywidualną wycenę oraz wskazać możliwy termin realizacji.
Po zaakceptowaniu warunków zlecenie trafia do tłumacza przysięgłego. Gotowy dokument może zostać przekazany w uzgodnionej formie – elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, do odbioru osobistego w Warszawie przy ul. Herbu Janina 5 lok. U05, 02-972 Warszawa albo przesyłką pocztową lub kurierską.
W pilnych przypadkach można również zapytać o możliwość realizacji w trybie przyspieszonym lub ekspresowym. Dostępność takiego rozwiązania zależy m.in. od języka, objętości i charakteru dokumentu oraz bieżącej dostępności tłumacza przysięgłego.
Koszt tłumaczenia aktu małżeństwa nie jest stały. Zależy m.in. od języka dokumentu, rzeczywistej objętości gotowego przekładu oraz wybranego trybu realizacji. Dlatego zamiast opierać się na orientacyjnych stawkach dla „jednego aktu”, najlepiej przesłać konkretny dokument do wyceny.
Jeżeli chcesz ustalić koszt tłumaczenia aktu małżeństwa, prześlij czytelny skan lub zdjęcie dokumentu do Langease. Na jego podstawie przygotujemy indywidualną wycenę i wskażemy możliwy termin realizacji. Przejdź do formularza bezpłatnej wyceny, aby przesłać dokument online.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy zagraniczny akt małżeństwa trzeba tłumaczyć na język polski?
Jeżeli dokument w języku obcym jest składany kierownikowi urzędu stanu cywilnego w procedurze regulowanej Prawem o aktach stanu cywilnego, co do zasady przedkłada się go wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Od tej zasady mogą mieć zastosowanie wyjątki związane m.in. z określonymi dokumentami wielojęzycznymi oraz regulacjami unijnymi. W przypadku przedstawiania aktu innemu organowi lub instytucji wymagania należy sprawdzić dla konkretnej procedury.
Czy akt małżeństwa z kraju UE wymaga tłumaczenia przysięgłego?
Nie zawsze. W przypadku dokumentów objętych rozporządzeniem (UE) 2016/1191 tłumaczenie nie jest wymagane m.in. wtedy, gdy dokumentowi towarzyszy wielojęzyczny standardowy formularz wydany zgodnie z rozporządzeniem, a organ uzna zawarte w nim informacje za wystarczające do przetworzenia dokumentu. Jeżeli akt został wydany wyłącznie na krajowym formularzu w języku obcym, konieczność tłumaczenia należy ocenić zgodnie z zasadami właściwymi dla danej procedury.
Czy zagraniczny akt małżeństwa trzeba wpisać do polskiego rejestru stanu cywilnego?
Nie w każdej sytuacji. Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje jednak przypadki obligatoryjnej transkrypcji. Zgodnie z art. 104 ust. 5 dotyczy to sytuacji, gdy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada sporządzony w Polsce akt potwierdzający zdarzenie wcześniejsze i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego albo ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
Czy do aktu małżeństwa potrzebne jest apostille?
Nie zawsze. W odniesieniu do dokumentów dotyczących małżeństwa objętych rozporządzeniem (UE) 2016/1191 w obrocie pomiędzy państwami członkowskimi UE zniesiono wymóg legalizacji i apostille. W przypadku dokumentów z państw spoza UE należy sprawdzić zasady obowiązujące w relacji z konkretnym państwem – zastosowanie może mieć apostille, legalizacja albo umowa międzynarodowa znosząca obowiązek dodatkowego uwierzytelnienia.
Czy tłumaczenie aktu małżeństwa można zamówić online?
Tak. Do przygotowania wyceny wystarczy przesłać czytelny skan lub dobrej jakości zdjęcie dokumentu. Na jego podstawie Langease może przygotować indywidualną wycenę i ustalić sposób realizacji zlecenia. Gotowe tłumaczenie może zostać przekazane w uzgodnionej postaci papierowej albo elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.